Allereerst is het van belang om onderscheid te maken of er sprake is van het weggeven van bedrukte reclameartikelen of relatiegeschenken. Voor reclameartikelen zoals bedrukte pennen, draagtassen met bedrukking en andere artikelen met logo die klantenwervend worden ingezet voor promotionele activiteiten, geldt dat deze voor 100% fiscaal aftrekbaar zijn.

Relatiegeschenken volgens de belastingdienst

Om antwoord te geven op de vraag of relatiegeschenken fiscaal aftrekbaar zijn, is het belangrijk om te weten wat de belastingdienst precies onder relatiegeschenken verstaat. Volgens de belastingdienst zijn relatiegeschenken incidentele giften die worden weggegeven aan bestaande relaties. Onder relaties wordt verstaan: bestaande klanten of leveranciers en géén personeel. Wervende geschenken zoals bedrukte reclameartikelen zijn geen relatiegeschenken. Het betreft dan immers giften aan personen of instellingen die ‘nieuw’ zijn. Ook geschenken die vallen onder de normale bedrijfsvoering, bijvoorbeeld een ‘2 halen 1 betalen’ actie, vallen niet onder definitie relatiegeschenken.

Niet alle BTW over zakelijke kosten en relatiegeschenken zijn fiscaal aftrekbaar. Dit kan ook het geval zijn bij BTW over relatiegeschenken. De belastingdienst hanteert hiervoor de volgende regel: wanneer de ontvanger het geschenk zelf zou hebben gekocht en in dat geval geen recht op aftrek van BTW zou hebben, dan mag de BTW over die relatiegeschenken niet worden afgetrokken. Er geldt een uitzondering als de totale kosten per jaar niet meer bedragen dan € 227. In dat geval mag de BTW weer wel worden afgetrokken, ook wanneer de ontvanger niet BTW plichtig is.

Wanneer de totale kosten per persoon per jaar niet meer bedragen dan € 227, dan mag de BTW dus altijd worden afgetrokken. Zorg er bij geschenken van meer dan € 227 voor dat het geschenk gebruikt kan worden in het bedrijf van de ontvanger en hou in het achterhoofd dat de ontvanger de BTW zelf ook had kunnen aftrekken als deze het geschenk zelf had gekocht. Is de ontvanger een particulier of niet BTW plichtig, dan mag de BTW van geschenken van meer dan € 227 nooit worden afgetrokken.

Fiscale aftrekmogelijkheden werkkleding

Voor kleding gelden iets andere voorwaarden en daarbij is het van belang om te weten wat de belastingdienst als werkkleding ziet. Onder werkkleding wordt verstaan:

• kleding aantoonbaar op de werkplek blijft.
• Kleding die (nagenoeg) uitsluitend bedoeld is om te dragen tijdens het werk, zoals uniformen en overalls.

Wanneer de kleding voldoet aan bovenstaande criteria, dan mag deze onbelast worden vergoed of verstrekt. Let op, want schoeisel en accessoires worden ook als kleding beschouwd. Zij kunnen dus tevens als werkkleding worden aangemerkt wanneer aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan.

Kleding met één of meer duidelijk zichtbare aan de organisatie gebonden beeldmerken (bijvoorbeeld een logo) met een oppervlakte van minimaal 70 cm² worden beschouwd als werkkleding of promotionele kleding. De kleding mag dan onbelast worden vergoed of verstrekt en de BTW over de kleding mag worden afgetrokken. Deze voorwaarde geldt voor elk kledingstuk. Bijvoorbeeld voor een trainingspak geldt dat zowel de broek als het jack een voldoende groot logo moeten hebben. Ook T-shirts, die in de praktijk vaak verstrekt worden als promotionele kleding, moeten een voldoende groot logo hebben.

Raadpleeg bij twijfel de meest recente wetgeving en fiscale regels inzake relatiegeschenken op Belastingdienst.nl of neem contact op met MultiGift Relatiegeschenken.